GESTIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS Y DIGITALES

Ofrecemos toda la gama completa de productos y servicios relacionados con la Gestión Documental, para que nuestros clientes tengan a la mano y de un mismo proveedor, las mejores herramientas para implementar su propia solución o para tercerizar sus necesidades por medio del Outsourcing.

En la actualidad nuestra gran experiencia en la conversión de documentos y permanente innovación tecnológica nos han permitido ser la empresa líder del mercado del "Document Imaging" en el Perú, ofreciendo soluciones integrales, robustas y adecuadamente respaldadas por un equipo de profesionales de primer nivel y por nuestros exitosos proveedores internacionales.

Servicios de Consultoría


Nuestro extenso "Know How" en la gestión de documentos nos permite desarrollar Servicios de Consultoría a través de los cuales, nuestros clientes logran todo el potencial de las soluciones de software adquiridas, ya sea en términos de la organización digital de sus archivos, en la automatización de sus "Workflows" o en la integración de sus sistemas.



Digitalización de Documentos

Es la conversión de documentos físicos en imágenes electrónicas. La digitalización previene la pérdida de resgistros, permite su eficiente administración y ahorra espacio de almacenamiento. Contamos con las mejores prácticas y la mejor tecnología en software y hardware para lograr un servicio de alta calidad con la opción de valor legal (certificado de idonedidad técnica D.L. 681).

Ventajas de Digitalizar

  • Seguridad: Previene la pérdida o deterioro ante cualquier desastre o siniestro (incendios, atentados, robos, etc.) y ante factores externos (humedad, suciedad, tiempo, etc.).
  • Integridad total del archivo electrónico: No es posible la sustracción ni la alteración de los documentos, es decir, las imágenes se mantienen tal cual están en la documentación física.
  • Acceso inmediato a su información: La ubicación de los documentos se obtiene inmediatamente en el computador, ahorrando horas de búsqueda manual.
  • Reducción de espacio: Se pueden utilizar importantes áreas de su institución al ser liberadas.
  • Información compartida: Un expediente pueden ser consultado por varios usuarios a la vez, desde diferentes lugares.
  • Seguridad electrónica sobre la documentación, pueden restringirse permisos para determinados usuarios que vean determinados clientes o documentos.
  • Legalidad: Mediante Leyes 26612 y 681, se aprueba el uso de las imágenes como medio de sustento legal, considerándose las mismas con el mismo valor legal que el documento original.
  • Procesos más eficientes y automáticos: Al tener la información centralizada y con posibilidad de consulta concurrente por varios usuarios a la vez, se ahorrar tiempo gracias a la automatización de flujos o procesos de trabajo.

POLYSISTEMAS ofrece una solución versátil, completa y plenamente probada que reduce drásticamente los costos de operación asociados a la entrada manual de datos, incrementa la eficiencia operacional y proporciona una pasarela para los contenidos Web y los sistemas de gestión documental.

POLYPREMIUM es nuestro servicio exclusivo de digitalización que se basa en:

  • Una metodología que emplea las mejores prácticas recomendadas por los líderes mundiales del "Document Imaging" unida a la experiencia de POLYISTEMAS.
  • El cumplimiento de todas las obligaciones y recomendaciones que garantizan la calidad y eficiencia en la conversión de documentos. POLYSISTEMAS es miembro del comité de elaboración de la Norma Técnica Peruana (NTP) sobre digitalización de documentos.

POLYPREMIUM cuenta con una elaborada metodología de trabajo que involucra:

  • El sistema informático desarrollado por POLYSISTEMAS que automatiza y le da seguridad a los procesos, realiza trazabilidad de la documentación, controla y audita la producción y garantiza la integridad de los documentos.
  • Las comunicaciones y conectividad de nuestras líneas de digitalización, lo que garantiza estabilidad y continuidad del servicio.
  • Personal experimentado, comprometido con la calidad y confidencialidad.

A continuación se describen de manera general los principales procesos:

  • Recepción: El cliente entrega a POLYSISTEMAS la documentación a ser digitalizada. El servicio se puede realizar en nuestro local o en el local del cliente. La entrega de documentación se formaliza con el llenado del "Acta de entrega". Para el traslado de los documentos contamos con cajas de archivo ideales para la conservación, manipulación y traslado. Asimismo contamos con personal y vehículos propios adecuados para el traslado.
  • Armado de lotes: Se procede al armado de los lotes de producción. En este proceso se añade la "Hoja de Ruta" donde va información relacionada al cliente, proyecto, lote, procesos, operadores, fechas, horas y cantidad de documentos que se van llenando y actualizando en cada etapa, para posteriormente hacer un seguimiento y trazabilidad de la producción y obtener los controles de producción respectivos.
  • Preparación para el escaneo: Se ordenan todos los documentos y se desagrupan los que estuvieran agrupados, retirándose anillos, grapas, clips, y cualquier otro objeto extraño. Asimismo, se realiza una corrección de todas las imperfecciones tales como: mutilaciones, roturas, dobleces, etc.
  • Identificación por barcode: Se "identifican" los documentos insertando códigos de barras. Los datos de estos códigos de barras se obtienen por información que nos da el cliente o que digitamos de acuerdo a los datos que se usarán como índices de los documentos. Gracias a esta metodología es que se garantiza la integridad de los documentos físicos, ya que podemos identificar los "sobrantes" o "faltantes" y retroalimentar al cliente.
  • Escaneo: Antes de iniciar el proceso de escaneo se verifica la configuración del escaner pasando Hojas de Calibración y revisando sus valores para garantizar una calidad homogénea de las imágenes. Para documentos sueltos utilizamos escaners rotativos de alta producción, marca Bowe Bell & Howell o Fujitsu, que cuentan con el mejor y más moderno mejorador de imagen del mundo, tecnología VRS, (Virtual Re-Scan), que optimiza la imagen generando el mejor contraste y brillo en forma automática; para libros o documentos empastados, utilizamos escaners planetarios; y para planos o documentos de gran formato utilizamos modernos escaners de planos. En el proceso de escaneo se realiza el reconocimiento automático de los códigos de barras y se asocian los datos reconocidos a sus respectivos documentos electrónicos o imágenes. Un código de barras bien impreso más un escaner bien configurado dan un reconocimiento al 100%.
  • Indexación: Consiste en registrar los criterios de búsqueda para la rápida ubicación de un documento. Al final de este proceso, cada documento queda asociado a una plantilla principal de índices mediante la cual se podrá buscar y recuperar en forma automática.
  • Control de calidad: Se comprueba la calidad de las imágenes contra el físico y se revisan los datos asociados a cada documento. Contamos con herramientas de tratamiento de imágenes (eliminación de manchas, legibilidad por zonas, enderezamiento por grados, etc.) Cuando la circunstancia lo demande es posible obtener un documento electrónico mejor que el físico. Una característica importante es la posibilidad de poner observaciones a los documentos electrónicos cuando tienen fallas de origen, como por ejemplo ilegibilidad, de tal manera que a futuro ante cualquier consulta se pueda saber que dicho documento electrónico se creó ilegible por su físico ilegible. Los documentos observados que requieren reproceso, son marcados en el control de calidad indicando el motivo del reproceso y son enviados a la estación de escaneo.
  • Restauración y devolución: Se restaura la documentación para ser devuelta al cliente tal como vino o como el cliente lo indique. Se procede a hacer la entrega con el respectivo llenado del "Acta de devolución"
  • Entregables: La información digitalizada (imágenes e índices) es grabada en un disco WORM (Write Once, Read Many) la cual no podrá ser borrada y alterada. Cada CD puede almacenar aproximadamente 10,000 imágenes y cada DVD aproximadamente de 50 a 60 mil imágenes). Con el entregable de provee de un VISOR auto ejecutable.

Digitalización con Valor Legal
POLYSISTEMAS cuenta con el certificado de Idoneidad Técnica tramitado ante Indecopi, requisito para proveer Servicios de Digitalización con Valor Legal según el D.L. 26681, posibilitando sustituir el papel por imágenes electrónicas. Incorporaremos a un Fedatario Informático dentro de nuestro proceso de digitalización, el cual verificará el proceso y llenará las Actas de Apertura, Cierre y Conformidad acorde a lo normativa vigente. Asimismo para cumplir con este requisito contamos con un Microarchivo donde se custodian los CDs o DVDs originales con valor legal.

Organización de Soporte
Cada uno de los proyectos de digitalización que se nos confía, es realizado por un equipo de profesionales con responsabilidades y funciones claramente definidas, lo que garantiza un servicio de alta calidad:

Digitalización de Microfilm

Hace unos años atrás la digitalización reemplazó a la microfilmación como tecnología para preservar, almacenar y accesar a la documentación de manera rápida y segura. La digitalización de microfilm es la conversión de rollos de microfilm o microfichas en imágenes electrónicas. Contamos con la tecnología necesaria para obtener imágenes de alta calidad a partir de microfilms.

Hosting de Imágenes


Una vez digitalizadas, las imágenes de un archivo histórico o diario, pueden almacenarse en servidores de alta capacidad y con medidas de seguridad que eviten la adulteración de la información. Las imágenes podrán ser vistas por los usuarios o sus clientes a través de la intranet o internet por medio de visualizadores cliente-servidor o vía browser.



Valor legal

El valor legal permite a nuestros clientes contar con documentación certificada avalada por un fedatario electrónico que garantiza que las imágenes sean copia fiel del documento original, otorgándoles la posibilidad de utilizarlas en procesos legales y de negocios.

Toda la documentación digitalizada es guardada en discos, los mismos que por su seguridad y como lo exige la ley, son almacenados en una bóveda con acceso restringido, acompañadas por actas que certifican su valor legal.

Cada uno nuestros procedimientos cuentan con certificados de idoneidad técnica que garantizan la calidad, seguridad y conservación de su información, pudiendo recuperarla en momento que lo requiera.

Captura de Datos OMR - ICR - KFI

OMR / ICR es una tecnología basada en software y hardware especializado para capturar en forma rápida y automática datos escritos a mano (letra imprenta), caracteres impresos o marcas en burbujas (OMR). Inicialmente los documentos son escaneados, los caracteres en letra manuscrita o impresa son detectados y extraídos de un mapa de bits de la imagen y las marcas en burbujas son capturadas automáticamente por los cabezales de lectura que permiten reconocer hasta 16 niveles de intensidad de marca para diferenciar un borrón de una marca bien hecha. El resultado de la captura de los datos (ASCII), luego de ser verificado, es descargado a cualquier base de datos. Como valor agregado a la captura de los datos, las imágenes quedan almacenadas y organizadas para lograr un fácil acceso. Los sistemas OMR / ICR reemplazan exitosamente a la digitación manual en procesos de captura de data masiva como exámenes, encuestas, censos, inscripciones, órdenes de compra, encuestas, fichas de datos, etc…

Ventajas de un Proceso OMR / ICR
Un proceso OMR / ICR, ahorra de manera radical, costos, tiempo y errores de digitación manual. El reconocimiento es realizado en fracciones de segundo con más del 99% de calidad en los datos obtenidos. Como valor agregado se obtienen las imágenes de los documentos para su posterior búsqueda y acceso.

POLYSISTEMAS ofrece una solución versátil, completa y plenamente probada que reduce drásticamente los costos de operación asociados a la entrada manual de datos, incrementa la eficiencia operacional y proporciona una pasarela para los contenidos Web y los sistemas de gestión documental.

POLYPREMIUM OMR / ICR
Es nuestro servicio exclusivo de Captura de Datos que se basa en:

  • Una metodología que emplea las mejores prácticas recomendadas por los líderes mundiales de "Data Capture" unida a la experiencia de POLYSISTEMAS.
  • El cumplimiento de todas las obligaciones y recomendaciones que garantizan la calidad y eficiencia en la conversión de imágenes en textos de computador.

POLYPREMIUM cuenta con una elaborada metodología de trabajo que involucra:

  • El sistema informático desarrollado por POLYSISTEMAS que automatiza y le da seguridad a los procesos, realiza trazabilidad de la documentación, controla y audita la producción y garantiza la integridad de los documentos.
  • Las comunicaciones y conectividad de nuestras líneas de digitalización, lo que garantiza estabilidad y continuidad del servicio.
  • Personal experimentado, comprometido con la calidad y confidencialidad.

A continuación se describen de manera general los principales procesos:

Organización de Soporte
Cada uno de los proyectos de Captura de Datos que se nos confía, es realizado por un equipo de profesionales con responsabilidades y funciones claramente definidas, lo que garantiza un servicio de alta calidad:

Bóveda para Microarchivo


Es el almacenamiento de microformas (rollos, CDs, DVDs, MOs) generadas con Valor Legal, en una Bóveda para Microarchivo Certificada. Para cumplir con el ciclo legal de una microforma, de modo que pueda sustituir al papel, es necesario obtenerla y almacenarla de acuerdo a lo que estipula Indecopi (Idoneidad Técnica).


Resguardo de Archivos Físicos


Con la finalidad de ofrecer a nuestros clientes toda la gama de servicios que están relacionados con la gestión de documentos, implementamos en el 2008, POLYFILES, un moderno almacén que cuenta con la más avanzada tecnología y medidas de seguridad, para garantizar, un eficiente resguardo y administración de archivos físicos. POLYFILES es una marca registrada de POLYSISTEMAS.


Of. Principal |
Jr. Paramonga 315 - Surco | T (511) 422 8272 | F (511) 201 1469 | polysistemas@polysistemas.com.pe
Copyright © 2012 Polysistemas. Todos los derechos reservados.